Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme in der Gastronomie

Immer mehr Gastronomen setzen auf die Erfassung aller Produktdaten, von der Beschaffung, Verwaltung, Produktion bis hinzu Qualitätsmanagement, Inventur und Auswertung, die Sie mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystem ermitteln und verfolgen können. Dabei ist es völlig gleichgültig, ob es sich um ein Restaurant, Hotel, Café, eine Kantine, Bar oder Systemgastronomie handelt.

Ein Warenwirtschaftssystem in der Gastronomie fasst alle einzelnen relevanten Daten aus allen Bereichen zusammen und bildet diese in einem einzigen Prozess ab. Dies hat für jeden Gastronomen den Vorteil, dass er jederzeit seine Waren, Prozesse und die Qualität seiner Produkte in einem Prozess auswerten kann, um so zeitnah auf Ereignisse reagieren zu können.

Dies gelingt, wenn von Anfang bis Ende der Produktionskette einer Gastronomie alle Informationen in einem durchgängigen Fluss abgebildet werden. Die Hauptelemente eines Warenwirtschaftssystems sind hierbei die Steuerung des Warenflusses innerhalb der Gastronomie, die Erfassung und Bereitstellung von Waren- und Kundendaten, sowie die Erhebung von Inventuren und Statistiken. Die Produktionsketten werden in folgende Bereiche unterteilt:

Einkauf

• Angebote einholen und verwalten
• Bestellungen auslösen und verwalten
• Disposition von Lagerbeständen
• Abwicklung von Reklamationen
• Abbildung von Bestpreisbestellungen

Wareneingang

• Anlieferung
• Warenannahme
• Warenkontrolle
• Rechnungsprüfung

Lager

• Warenauszeichnung
• Lagerbestandsführung
• Lagerplatzverwaltung
• Inventurabwicklung

Rezeptmanagement

• Erstellen und verwalten von zentralen Rezepten
• Bereitstellen von einheitlichen Abläufen und Prozessen
• Überwachung der Produktqualität
• Überwachung der Wareneinsatzkosten

Verkauf

• Verkaufsplanung
• Aktionsplanung und Überwachung
• Auswertung von Verkäufen
• Warenausgangskontrolle

Warenausgang

• Abwicklung der Verkäufe über Kassensysteme
• Rechnungserstellung
• Erfassung von Retouren

 

Der Warenfluss innerhalb eines Warenwirtschaftssystems in der Gastronomie bildet daher alle Prozesse von der Auswahl der Produkte über Ihren Einkauf, Ihre Lagerung, die Menüplanung und die entsprechende Verarbeitung und Zubereitung bis hin zur Präsentation des Angebots mit anschließendem Verkauf und der Rechnungserstellung ab. Dies reduziert sich jedoch nicht nur auf Speisen und Menüs sondern gilt auch für alle Arten von Getränken. Daher muss ein in der Gastronomie gut funktionierendes Warenwirtschaftssystem den Fluss der Waren von Anfang bis Ende steuern, planen und kontrollieren. Des Weiteren müssen alle Daten, die mit der Bewegung der Waren einhergehen ebenso gesteuert und geplant werden.

Die Basis des Erfolgs bildet hierbei der Einkauf der Waren, denn die wichtigste Aufgabe ist es, die später zu verarbeitenden Produkte zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle in der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung zu haben. Und dies nicht nur in ausreichender Menge, sondern auch zu einem guten Preis. Werden diese Kernprozesse nicht ordentlich bewältigt, fallen für die Gastronomen zusätzliche und unkalkulierbare Kosten an. Diese entstehen z. B. durch zu früh gelieferte Produkte, was wiederum erhöhte Lagerungskosten zur Folge hat oder zu Produkten führt, die ein nicht ausreichendes Verfallsdatum haben und diese noch nicht verarbeiteten Produkte entsorgt werden müssen.

Des Weiteren können mit einer automatisierten Warenwirtschaft auch elektronische Kataloge von Lieferanten übernommen werden, wodurch Sie ausführliche Lieferstatistiken erhalten und Sie dadurch weitere Kosten einsparen können.

Eine weitere wichtige Aufgabe innerhalb des Warenwirtschaftssystems ist die Planung und Kontrolle bei den Rezepturen und der Auswahl und Zusammensetzung der Produkte für Ihre Menüs. Denn nur eine exakte Ausführung der Rezepte gewährleistet eine gleichbleibende und gute Qualität für Ihre Gäste. Zudem bilden die Rezepte die Grundbasis für die richtige Kalkulation Ihrer Menüs, da Sie alle Wareneinsatzkosten durch den zentralen Waren- und Datenfluss über Ihr System abbilden können, wodurch Sie wirtschaftlicher und ertragreicher einkaufen und verkaufen können.

Darüber hinaus ist es ebenso wichtig, dass die Warenwirtschaft an die Positionen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter angepasst ist, so können Ihre Mitarbeiter sich auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren, wodurch Sie weitere Kosten einsparen können, ohne dass die Qualität Ihrer Produkte leidet.

Innerhalb der Gastronomie gibt es drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen:

1. Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: alle Prozesse und Aufgaben werden mit einem Computer gelöst.

2. Offenes Warenwirtschaftssystem: wenn innerhalb der Prozesse noch manuelle Daten erstellt und erfasst werden.

3. Integriertes Warenwirtschaftssystem: hier können Lieferanten, Banken, Kassensysteme, etc. in die Prozesse des Warenwirtschaftssystems integriert werden, wodurch Sie weitere Stamm- und Bewegungsdaten erhalten, was zu Kostensenkungen führen kann, da Prozesse vereinfacht und automatisiert werden.

Wenn du Interesse an weiteren Informationen zu einem Warenwirtschaftssystem in deiner Gastronomie hast, dann kannst du uns gerne kontaktieren.

Wir stellen dir gerne unsere innovative und verständliche Komplettlösung STOCKTAKE Online vor, wodurch auch du den täglichen Mehrnutzen eines Warenwirtschaftssystems innerhalb deiner Gastronomie erleben kannst.